Umschlagplatz für sensible Informationen / Datability made by DATEV erleichtert Unternehmen die Meldepflichten (FOTO)

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Beim CeBIT-Motto Datability geht es um mehr als Big Data Analytics. Ein wichtiger Aspekt ist auch der verantwortungsvolle Umgang mit Daten - insbesondere, wenn es sich um personenbezogene Informationen oder sensible, geschäftskritische Unternehmensdaten handelt. Die DATEV eG nutzt ihr Rechenzentrum, um über die gezielte, sichere Distribution von Informationen aus einem Datenpool einen Mehrwert für Unternehmen und deren Steuerberater zu generieren.

Eine Vielzahl schützenswerter Informationen laufen im Rechenzentrum der DATEV zusammen. Unter anderem sind dort die Buchführungsdaten von rund 2,5 Millionen Unternehmen sowie die Lohn- und Gehaltsdaten von über 11 Millionen Arbeitnehmern sicher archiviert. In einem durchgängig digitalen Prozess werden über das DATEV-Rechenzentrum weitgehend automatisiert auch die notwendigen Informationen zwischen Unternehmen und deren Steuerberatern sowie Geschäftspartnern und rund 200 Institutionen in Deutschland ausgetauscht - darunter Finanzverwaltungen, Sozialversicherungsträger, Krankenkassen, Banken, Berufsgenossenschaften oder statistische Ämter.

Sichere, passgenaue Zustellung

Beispielsweise werden über das DATEV-Rechenzentrum Jahresabschlüsse vollständig und korrekt an die Finanzverwaltung übermittelt. Der Transfer lässt sich direkt aus den Rechnungswesen-Programmen der DATEV anstoßen. Die Datenübermittlung erfolgt dann geschützt und im vorgeschriebenen Format XBRL (Extensible Business Reporting Language). Daneben ist es bei Bedarf auch möglich, den Versand von Jahresabschlussdaten aus Systemen anderer Hersteller über die sicheren Übertragungswege des DATEV-Rechenzentrums zu erledigen. Die Daten können dazu über die Importfunktion in einen E-Bilanz-Assistenten importiert werden.

Daneben lässt sich auch die regelmäßige elektronische Datenübermittlung an die Finanzämter für diverse Pflichtmeldungen wie die Umsatzsteuer-Voranmeldung (UStVA) und die Zusammenfassende Meldung (ZM) einfach über das Rechenzentrum steuern. Dabei kümmert sich DATEV auch darum, dass der Einreichende nach dem von den Finanzbehörden vorgeschriebenen Verfahren der authentifizierten Übermittlung eindeutig identifiziert werden kann.

Auch die Pflichtmeldungen an den Bundesanzeiger nach dem "Gesetz über elektronische Handelsregister und Genossenschaftsregister sowie das Unternehmensregister" (EHUG) lassen sich via DATEV bequem erledigen. Ebenfalls direkt im Rechnungswesen-Programm können die Abschlussdaten aufbereitet werden. Dabei ermittelt das System je nach Größenklasse den Mindestumfang für die Offenlegung, womit gewährleistet ist, dass nicht zu viele Informationen veröffentlicht werden. Die Übertragung läuft dann wieder über das Rechenzentrum des IT-Dienstleisters. Verwendet wird auch hier das XBRL-Format, das beim Bundesanzeiger mit dem geringsten Veröffentlichungsentgelt verbunden ist.

An die Sozialversicherungsträger übermittelt das Rechenzentrum die Meldungen nach der Datenerfassungs- und Übermittlungsverordnung (DEÜV) sowie Beitragsnachweise, die elektronische Meldung der Daten zur Unfallversicherung oder die Sofortmeldungen an die Rentenversicherung. Mit Banken werden Überweisungen, Lastschriften und Kontoauszüge auf vertraulichem Weg ausgetauscht.

Statistik-Meldungen per Knopfdruck

Um dem Informationshunger der Statistischen Landesämter mit möglichst wenig Aufwand gerecht zu werden, bietet DATEV ein Werkzeug zur automatischen Datenerhebung an. Damit lassen sich die benötigten Statistiken, wie etwa die Monatserhebungen für diverse Branchen, die Strukturerhebung im Dienstleistungsbereich, die Verdienststrukturerhebung oder die Konjunkturstatistische Erhebung in bestimmten Dienstleistungsbereichen automatisch erstellen. Die Daten werden dazu aus den lokalen Rechnungswesen- und Lohnprogrammen sowie gegebenenfalls aus den im Rechenzentrum hinterlegten Lohninformationen ermittelt. Auch hier läuft die Übermittlung an die Ämter wieder gesichert über das DATEV-Rechenzentrum.

Wichtig bei diesen und etlichen weiteren Übermittlungen ist, dass jede Information ausschließlich an die Stelle gelangt, für die sie bestimmt ist. Dafür sorgt DATEV mit speziellen Sicherungssystemen wie Verschlüsselung, Authentifizierungsmechanismen und Rechtemanagement. So stellt der IT-Dienstleister sicher, dass die Daten ausschließlich Befugten zugänglich gemacht werden und minimiert gleichzeitig die Gefahr eines Missbrauchs.

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